Inhimillinen IT-projekti - lataa opas

Tampereen Tilapalvelut

Toiminnan digitalisaatiolla kaikki irti O365-ympäristöstä

Tampereen Tilapalvelut päätti ottaa O365-ympäristöstään kaiken irti hyödyntämällä Sopivin O365 -liiketoiminta-alustaa monimuotoisesti erilaisiin liiketoimintasovelluksiin kiusaamisilmoitusten lähettämisestä puitesopimusten hallintaan ja kokonaisen tilausjärjestelmän pyörittämiseen.

 

Sopimuksia ja tilauksia oli aiemmin hoidettu excel-taulukoiden ja word-dokumenttien avulla eikä organisaatiossa ollut yhtenäisiä toimintamalleja. Tiedon hajautuminen erinäisiin tiedostoihin johti myös virheisiin tilausprosesseissa, kuten vanhentuneiden puitesopimusten hyödyntämiseen, sillä toimittajatietoa oli haastava hakea oikeista tallennuspaikoista tai se vanhentui helposti useista ylläpidettävistä dokumenteista johtuen.

 

Tilausprosessin digitalisointi on siis osoittautunut arvokkaaksi, sillä sen ansiosta virheiden määrä tilauksissa on romahtanut lähestulkoon olemattomaksi. Uusi järjestelmä on mahdollistanut myös entistä tarkemman kustannusseurannan.

Uusi järjestelmä on mahdollistanut muun muassa:

 

  • Ajantasaiset puitesopimus ja -kumppanitiedot
  • Virheettömän tilausprosessin
  • Yhtenäiset toimintatavat
  • Yhteisen alustan eri käyttösovelluksille
  • Kattavan kustannusseurannan

Nyt Tampereen Tilapalvelut hallinnoi laajamittaisesti noin 800 kiinteistönsä ja niiden rakennusten tietoja, niiden avaimia sekä niihin liittyviä tilauksia SopivinO365 -alustan pohjalle rakennetulla järjestelmällä. Erilaisia liiketoimintasovelluksia on rakennettu jo yhteensä lähemmäs kymmenen kappaletta.

 

Pilvilammen jouheva toimintatapa on sopinut asiakkaalle hyvin. Dokumentoinnin sijaan työtunteja käytetään enemmän varsinaiseen konfiguraatiotyöhön, koska vain järjestelmää aidossa ympäristössä käytettäessä voidaan ymmärtää todelliset vaateet sen ominaisuuksille. Lisää Tampereen Tilapalveluiden ratkaisuista täältä.

- Mielestäni suurin etu tässä on se, että aikaa ei ole kulunut siihen, että me kuvataan prosesseja ja tehdään määrityksiä. Jos me tehdään se etupainotteisesti ymmärtämättä mitä kaikkea nämä järjestelmät voivat meille tarjota, me voidaan mennä ihan metsikköön ja putken päästä tulee jotain, millä me ei tehdä mitään.

Marko Lahtinen, projektiasiantuntija, Tampereen Tilapalvelut

Tampereen Tilapalvelut on Tampereen kaupungin omistama in house -yhtiö, joka tuottaa laadukkaita rakennushanke- ja ylläpitopalveluita.  Tilapalveluiden suurin asiakas on Tampereen kaupunki, jonka rakennuksista se huolehtii koko niiden elinkaaren ajan, suunnittelusta ylläpitoon saakka. Tampereen Tilapalveluiden palveluksessa työskentelee 230 rakennushanke- ja ylläpitopalveluiden ammattilaista.

 

tampereentilapalvelut.fi

Category
Hankintajärjestelmä, Puitesopimusten hallinta, Toiminnan digitalisaatio