Inhimillinen IT-projekti - lataa opas

Ohjelmistoviidakon sietämätön epäinhimillisyys

Ohjelmistoviidakon sietämätön epäinhimillisyys

Loikattuani pienen toimijan palvelukseen useamman suuren jälkeen olen ymmärtänyt, mitä se ketteryys työelämässä oikein tarkoittaakaan agile/lean -muotitermimaailman lisäksi. Miten työmaailmassa voidaan aidosti olla joustavia ja mutkattomia, ihan ilman manifestejä ja koulutuksia – silkalla maalaisjärjellä tehtyjen valintojen turvin. Iso laiva tuo väkisinkin mukanaan ison laivan vinkeet, mutta väitän, että vähemmällä voitaisiin niiden kyydissäkin päästä.

Suurissa, ja vähän pienemmissäkin yrityksissä hyödynnetään kymmeniä eri järjestelmiä, arkistointipaikkoja ja toimintamalleja arkisen työn hoitamiseen. Ei tarvita edes varjo-IT:tä rakentamaan hämyistä ohjelmistojen viidakkoa, vaan ihan yritysten viralliset valinnatkin johtavat siihen, että työviikon ensimmäisen ja viimeisen kirjautumisen välissä ehtii unohtaa, miten se ensimmäinen järjestelmä toimikaan.

Liiketoiminnan edustaja esimerkiksi toimii risteyspisteessä eri toimintojen keskellä, siellä syvimmässä ohjelmistoviidakossa, jossa organisaation sisäinen yhteistyö elää. Mitä hän tekee päivittäin? Minä esimerkiksi vastaavissa tehtävissä olen tarponut seuraavankaltaisessa pöpelikössä:

VIESTINTÄ

Sen lisäksi, että tein viestinnän asiantuntijoille erilaisia toimenpidepyyntöjä yhteen järjestelmään, niitä piti vielä osata noutaa oikeilta verkkolevyiltä kansioista, jotka olivat kolmannen tahon toimesta myöntämien käyttöoikeuksien takana. Joka kansioon piti tietysti osata tilata käyttöoikeudet erikseen. Sattui enemmän kuin kerran tai kaksi, että odotin kiireistä aineistoa ja kun sain tiedon, että se oli valmis, törmäsin kansioon, johon ei ollutkaan pääsyä. Tikettiä tekniseen tukeen siis. Kiireelle tuli juuri stoppi.

TUOTE- JA JÄRJESTELMÄKEHITYS

Taas tehtiin tikettejä, eri järjestelmään tietysti kuin sille tekniselle tuelle. Välissä useampaankin niin, etten oikein jaksanut muistaa mitä kenelle mihinkin.  Eroa yhteydenottotavoissa voi nimittäin myös olla sillä, tarvitsetko apua ohjelmisto- vai järjestelmäkehitykseltä, kyllä vain.

HR

Eräässä tiimissäni seurattiin tiimin kuormitusta käymällä yhdessä viikottain läpi meneillään olevat projektit, tehtävät ja niiden tila. Kiva juttu, harmi vain että ne piti täyttää järjestelmään, jolla ei ollut mitään muuta funktiota kuin toimia kerta viikkoon eräänlaisena powerpointtina. Sen lisäksi HR hyödynsi tietysti sitä ihanaa SAPia, sinne perustietoja ja tavoitekeskustelujen lomakkeet. Tunnit ja loma-anomukset hoidettiin kolmannen järjestelmän kautta. Rekryasiat tietysti omaansa. Ja auta armias, jos piti matkustaa! Se tiesi kahta, kolmea järjestelmää lisää arkeen välittömästi.

LIIKETOIMINTA

No liiketoiminta. Liiketoiminnalla olikin ihan omat kansiot ja syöverit, joihin päiviteltiin powerpointtia ja exceliä, sillä se mikä on powerpointissa, on olemassa. Tiedot näihin materiaaleihin haettiin tietysti manuaalisesti eri järjestelmistä ja muista exceleistä.

ASIAKASPALVELU

Kiukkuinen asiakas luurin päässä, palvelu ei pelaa. Etsi yhdestä järjestelmästä asiakas ja se palvelu mikä ei pelaa, selvitä kahdesta ja kolmannesta hiki otsalla, miksi ehkä ei pelaa. Ahdistaa. KUKA EDES VÄLITTI TÄMÄN PUHELUN MULLE??

Montako eri järjestelmää sinä käytät työssäsi päivittäin, viikottain? Todennäköistä ainakin kahta liikaa. Minä käytän vain kahta: toisella hyväksyn maksettavat laskut ja toisella teen ihan kaiken muun: asiakkuudet, matkat, kulukorvaukset, tuntiraportoinnin, projektit ja laskutuksen. Ohjelmistoviidakossa ei siis ole pakko elää. Ei sitä ole ihmiselle tehty – tai ei ainakaan koskaan olisi pitänyt tehdä.

 

Pia Aspholm

Ps.  Sen kaiken muun minä teen siis omalla Sopivin 365 -liiketoiminta-alustallamme rakennetulla järjestelmällä, jonka avulla voidaan tuoda muuten suurin osa muistakin edellä mainituista jutuista saman osoitteen alle ja oikaista samalla pari prosessia.

 

Kirjoittaja on Pilvilampi Software Oy:n asiakaskokemusritari, jota riepoo aina, kun ihminen ampuu itseään it:llä jalkaan.