Tietosuojaseloste

PILVILAMPI SOFTWARE OY:N TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 01.4.2019

Pilvilampi Software Oy:n tietosuojaseloste päivitettiin 1.4.2019. Asiakkaidemme tietosuoja on meille tärkeää ja haluamme toimia tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Seuraavassa kerromme, miten keräämme, käytämme, luovutamme, siirrämme ja säilytämme asiakkaidemme tietoja.

Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö

Henkilökohtaisia tietoja ovat tiedot, joita voi käyttää yksittäisen henkilön tunnistamiseen tai yhteyden ottamiseksi henkilöön.

Pilvilampi Software Oy kerää ja käsittelee asiakasyritysten, asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, sähköisen uutiskirjeen tilaajien, Sopivin O365 -käyttäjien sekä Pilvilampi Software Oy:n työnhakijoiden tietoja.

Henkilökohtaiset tiedot

Käsittelemme asianmukaisia ja välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat yksilöintitiedot, yhteystiedot, asiakkuuteen liittyvät tiedot ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot.

Esimerkkejä käsittelemistämme henkilötiedoista:

• Asiakasyrityksen ja niiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sosiaalisen median yhteystiedot ja tiedot heidän tehtävissään yrityksessä

Muut kuin asiakasyrityksten itsensä antamat henkilötiedot on on kerätty pääosin kaupparekisteristä ja muista julkisista lähteistä näiden tietosuojaperiaatteiden mukaisesti. Tarvittaessa voimme yhdistää tietosi muihin meillä sinusta oleviin tietoihin.

Miten käytämme henkilökohtaisia tietoja

Käsittelemme asiakkaidemme yhteyshenkilötietoja esimerkiksi asiakassuhteen hallinnoimiseksi, yhteydenpidon mahdollistamiseksi sekä palveluidemme markkinoimiseksi.

Esimerkkejä käyttötarkoituksista:

• Henkilön tunnistaminen tai yhteydenotto asiakastuki- ja asiakaspalvelutilanteissa.
• Laskutus- ja perintätilanteet
• Sopivin O365 -järjestelmän käyttöön ja muihin asiakassuhdetta koskeviin asioihin liittyvä tiedottaminen ja markkinointi.
• Asiakastilaisuuksien järjestäminen

Saatamme käyttää henkilökohtaisia tietoja myös Pilvilampi Software Oy:n sisäisiin tarkoituksiin, kuten tarkastuksiin, tietojen analysointiin ja tutkimukseen, jotta voimme parantaa tuotteitamme, palvelujamme ja asiakasviestintäämme.

Muiden kuin henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö

Keräämme tietoja lokitiedostoihin myös muodossa, jota ei ole välttämättä suoraan mahdollista liittää tiettyyn henkilöön. Saatamme käyttää tällaista tietoa mihin tahansa tarkoitukseen. Muita kuin henkilökohtaisia tietoja ovat esimerkiksi:

• Sopivin O365- järjestelmään kirjautuneen käyttäjän IP-osoite tai nimi järjestelmän käytön aikana
• Evästeet ja muut verkkosivustotekniikat, joiden avulla pyrimme parantamaan viestintäämme ja kohdentamaan markkinointiamme.

Muita kuin henkilökohtaisia tietoja käsitellään henkilökohtaisina tietoina tämän tietosuojakäytännön mukaisesti, jos tieto yhdistetään henkilökohtaisiin tietoihin.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä Pilvilampi Software Oy:n käyttämiin järjestelmiin tai tietokantoihin, joissa henkilötietoja käsitellään. Pilvilampi Software Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja strategisille kumppaneilleen, jotka tarjoavat omia tuotteitaan ja palvelujaan yhteistyössä Pilvilampi Software Oy:n kanssa. Tällaisissa tilanteissa on esimerkiksi kyse joko Pilvilampi Software Oy:n tai kumppanin tuotteen tai palvelun käyttöön liittyvästä teknisen integraation siirtämästä tiedosta tuotteiden tai palveluiden välillä.

Pilvilampi Software Oy saattaa joutua luovuttamaan henkilökohtaisia tietoja myös lakisääteisesti, joko oikeustoimiin liittyen tai viranomaisten pyynnöstä. Pilvilampi Software Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja myös liiketoiminnan uudelleenorganisoinnin, yhdistymisen tai myynnin yhteydessä em. toimeen liittyvälle kolmannelle osapuolelle.

Henkilökohtaisten tietojen suojaus

Pilvilampi Software Oy suhtautuu henkilökohtaisten ja muiden tietojen suojaamiseen vakavasti. Pilvilampi Oy säilyttää henkilökohtaisia tietoja tietojärjestelmissä, joihin on pääsy erikseen rajatuilla henkilöillä, ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa.

Pilvilampi Software Oy käyttää henkilökohtaisten tietojen siirroissa erillisillä käyttöoikeuksilla suojattuja järjestelmiä, joiden teknologia estää tietojen tarkastelun siirron aikana. Tietojen siirrossa käytetään salattuja yhteyksiä, jotka on suojattu esimerkiksi SSL-salauksella.

Jos henkilö käyttää Pilvilampi Software Oy:n käyttämiä kolmansien osapuolten tuottamia sosiaalisen median alustoja, muut alustan käyttäjät pystyvät näkemään henkilön jakamat tiedot ja käyttämään niitä eri tavoilla hyväkseen. Tällöin henkilö on itse vastuussa jakamastaan henkilötiedosta ja muista tiedoista.

Henkilökohtaisten tietojen säilytys

Pilvilampi Software Oy säilyttää henkilökohtaiset tiedot pääsääntöisesti EU:n alueella. Ainut poikkeus tähän ovat uutiskirjeen tilaajien verkkosivuillamme luovuttamat tiedot. Pilvilampi Software Oy käyttää sähköpostitiedottamiseen ja sähköpostilistan hallintaan yhdysvaltalaista MailChimp-palvelua, jonka kanssa olemme sopineet tietosuojaan liittyvistä asioista. MailChimp on sitoutunut noudattamaan EU:n ja USA:n viranomaisten hyväksymiä yksityisyyden suojaa koskevia Privacy Shield -periaatteita, joilla tietosuojan riittävä taso voidaan taata.

Säilytämme henkilökohtaisia tietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojakäytännössä kuvatut tarkoitukset, ellei pidempää säilytysaikaa edellytetä lakisääteisesti.

Pilvilampi Software Oy:n sitoutuminen asiakkaidemme tietosuojan turvaamiseen

Varmistamme, että asiakkaidemme tiedot ovat turvassa kouluttamalla työntekijöitämme tietosuoja- ja turvallisuusohjeistuksen noudattamiseen, sekä käyttämällä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä käytäntöjä yrityksessämme tehokkaasti.

Tietosuojaan liittyvät kysymykset

Jos haluat lisätietoja Pilvilampi Software Oy:n tietosuojakäytännöstä, tai haluat tehdä henkilötietoihin liittyvän kyselyn tai muutospyynnön, otathan meihin yhteyttä. Vastaamme yhteydenottoosi tuota pikaa.

Pilvilampi Software Oy saattaa päivittää tietosuojaan liittyviä käytäntöjään ajoittain. Jos muutamme käytäntöjä merkittävästi, tiedotamme siitä asiakkaitamme verkkosivuillamme tai sähköpostitse.

Pilvilampi Software Oy
Vaasanpuistikko 17
65100 VAASA
info@pilvilampi.fi

y-tunnus 2786863-5